10. Производство
утвержден • внедряется
10.1. Передача заказа от продаж к РУПу
Вводная встреча, на которой менеджер передаёт руководителю проекта всю критически важную информацию о сделке.
1. Цель вводной встречи
Обеспечить бесшовную передачу информации от специалиста по продажам (который вёл переговоры с Заказчиком) к Руководителю проектов (РП), который будет реализовывать обязательства. Встреча проводится ещё до подписания спецификации или сразу после подписания, чтобы:
- РП понимал специфику проекта, нюансы общения с Заказчиком и неявные договорённости;
- РП мог на раннем этапе выявить риски (сроки, материалы, сложность изготовления).
2. Когда происходит
На этапе согласования финальной спецификации с Заказчиком, сразу после подписания или при выполненных условиях запуска (например сразу после получения гарантийного письма).
3. Кто инициирует
Система создаёт задачу без крайнего срока на стадии «Запустить заказ» и ждёт финальной стадии согласования спецификации. Технический директор назначает постановщика (РП или оставляет себя) и исполнителя — специалиста по продажам.
Пример обращения для специалиста по продажам: «@РП, спецификация ушла Заказчику на финальное согласование. До подписания договора нам нужно провести вводную по проекту. Записываю встречу на [дата, время]»
4. Формат встречи
- Встреча в календаре, продолжительность 30–60 минут (в зависимости от сложности проекта).
- Участники: специалист по продажам, Руководитель проектов (специалист по поставке оборудования, технический директор, начальник ОМТО, инспектор — по необходимости).
- Формат: очно (в переговорке или онлайн в Битрикс 24).
- Каллендарная встреча привязывается к Сделке (Элемент CRM).
5. Повестка встречи (что менеджер обязан передать)
Менеджер передаёт РП следующие сведения:
- Контекст сделки: как нашли Заказчика, кто ключевые лица, какие были сложности в переговорах.
- Технические особенности: что необычного в спецификации, были ли изменения в процессе согласования.
- Обещания Заказчику: сроки, условия, неформальные договорённости.
- Документы: текущая версия спецификации, коммерческое предложение, протоколы разногласий (если были).
- Контакт Заказчика: кто будет куратором со стороны клиента (ФИО, роль, контакты).
- Знакомство: если нужно обсудить, как осуществить знакомство куратора от заказчика с РУПом.
6. Результат встречи
По итогам встречи участники добавляют результат к задаче в системе с резюме встречи и одной из двух пометок:
- «Ознакомлен. Вводная получена. Замечаний / рисков нет»
- или «Выявлены риски: … Требуется уточнение до подписания».
Задача прикрепляется к сделке и служит подтверждением, что вводная по проекту состоялась. После этого можно переходить к
созданию производственного проекта (пункт 10.2).
7. Сроки проведения
Встреча проводится в течение 2 рабочих дней после того, как спецификация ушла на финальное согласование Заказчику, или на следующий день после подписания спецификации.
8. Ответственность
- Если встреча не проведена — Специалист по продажам продолжает отвечать за сделку и, соответственно, за сроки поставки.
- Если специалист по продажам и РП не добавили результат в задачу по итогам встречи — передача считается несостоявшейся.
10.2. Создание и запуск производственного проекта (для Руководителя проектов)
Назначение регламента
Регламент описывает, как Руководитель проектов создаёт и настраивает производственный проект в Битрикс24. Применяется сразу после получения вводной от менеджера.
Участники и роли
| Роль | Функции в рамках регламента пункта 10.2 |
|---|
| Технический директор | Даёт поручение РУПу на создание проекта; назначает ответственных по задачам (РП, инспектор, конструктор, снабженец); управляет ресурсами. |
| Руководитель проектов (РП) | Создаёт проект из шаблона; наполняет задачами и вехами на основе ГПП и ПКИ; контролирует исполнение. Актуализирует контрольные точки ПКИ после получения заполненного графика изготовления от подрядчика (ГрИ). |
| Ведущий специалист отдела поставки | Определяет участников тендера, проводит торги, принимает активное участие в принятии решения по выбору схемы изготовления, разрабатывает ГПП (график подготовки производства) и отдаёт на согласование Руководителю проектов и Техническому директору. |
| Специалист отдела качества | Разрабатывает ПКИ (план контроля качества) и ГрИ, передаёт РУПу. |
Предварительные условия
- В сделке зафиксирован результат вводной встречи (регламент пункт 10.1) — задача с пометкой «Вводная получена».
- Сделка переведена в воронке продаж на стадию «Производство» → автоматически создана карточка в смарт-процессе «Производство» и зафиксирована дата запуска заказа. Все поля раздела «О заказе» (клиент, дата поставки, куратор и пр.) копируются автоматически из связанной сделки.
- Технический директор дал поручение РП на создание проекта (поменяв ответственного в автоматически созданной карточке проекта).
Порядок действий
Создание проекта из шаблона
РП создаёт проект сразу после получения вводной от менеджера.
Порядок действий:
- Перейти в раздел «Проекты» Битрикс24.
- Нажать «Создать проект» → «Из шаблона».
- Выбрать шаблон «Проект № (ШАБЛОН 2)».
- В настройках указать:
- Название:
[Номер спецификации/договора] [Наименование оборудования]
- Тег «Заказчик» (название компании)
- Пример названия: «26.27.01.00 Теплообменник поз.T-214»
- Пример тега: ООО «ФГ ДоГа»
10.2.2. Привязка проекта к CRM-карточке «Производство»
- В созданном проекте скопировать ссылку: левый верхний угол, значок ссылки рядом с крестиком закрытия.
- Открыть CRM-доску «Производство», найти карточку заказа (создана автоматически при переводе сделки на стадию «Производство»).
- Вставить скопированную ссылку в поле «Ссылка на проект» и сохранить карточку.
- Перевести карточку с этапа НОВЫЙ ЗАКАЗ на Подготовка и планирование.
10.2.3. Работа с вехами
- В проекте перейти на вкладку «Задачи», представление «Канбан».
- Найти задачи с типом «Веха» (отмечены ◆ красным ромбом).
Типовой перечень вех:
◆Выиграли в тендере
◆ВО/СБ согласован с заказчиком
◆Спецификация согласована с Заказчиком
◆РКД согласована с Заказчиком
◆РКД передана изготовителю
◆Договор с Изготовителем подписан
◆Давальческие материалы переданы изготовителю
◆Заказ запущен в производство
◆Оборудование отгружено с завода-изготовителя
◆Оборудование поставлено Заказчику
◆Срок поставки по договору
- РП актуализирует даты:
- «Выиграли в тендере» — дата фактической победы фиксируется в проекте РУПом, потому что этот этап важен с точки зрения создания буфера времени, здесь важно быстро работать пока спецификация согласовывается (основная веха продаж).
- «Срок поставки по договору» — из поля «Дата поставки по договору» карточки сделки.
- Остальные вехи заполняются ориентировочно, позже уточняются по ГПП и ГрИ.
10.2.4. Первичное наполнение задачами (до разработки ГПП)
Сразу после создания проекта в нём уже присутствуют задачи этапа «Подготовка и планирование»:
- Сформировать тендерный лист (реестр потенциальных подрядчиков)
- Провести тендер, выбрать подрядчика и согласовать схему изготовления
- Разработать проект графика подготовки производства (ГПП)
Все остальные задачи, скопированные из шаблона, РП может удалить или оставить без изменений — они будут актуализированы после утверждения ГПП и ПКИ.
Примечание: ГПП разрабатывается Ведущим специалистом отдела поставки. ПКИ разрабатывается Специалистом отдела качества после согласования РКД. Подробнее о работе с фото —
пункт 10.3.
10.2.5. Наполнение задачами на основе ГПП, а затем и ПКИ (после их готовности)
После утверждения ГПП, РП актуализирует проект одним из следующих способов (в зависимости от сложности проекта):
- Ручное перенесение — создание задач, используя шаблоны или создавая новые задачи в соответствующих колонках канбана на основе данных ГПП (если проект уникальный).
- Корректировка скопированного — удаление лишних задач и добавление недостающих (если проект типичный).
- Использование нейросети Битрикс24 — постановка задачи CoPilot на создание структуры по колонкам (если проект уникальный).
После разработки и утверждения ПКИ задачи ПКИ (помеченные тегами #задача_пки) остаются у РУПа без сроков до получения от изготовителя Графика изготовления (ГрИ). После получения ГрИ специалист по качеству сам проставляет контрольные даты (все изменения задач фиксируются в чате задачи, не рекомендуется делать лишних манипуляций с задачами, чтобы легко можно было восстановить порядок работы специалистов).
Важно: Завершённые задачи остаются в своих колонках. Отдельный архив завершённых задач не предусмотрен — это позволяет легко находить историю выполнения (каждая задача, активная и завершённая, на своём этапе).
10.2.6. Назначение ответственных
Ответственных по задачам и вехам назначает Технический директор.
Руководитель проекта может заранее предложить распределение, но окончательное решение остаётся за Техдиректором.
Роли и зоны ответственности:
- Руководитель проекта (РП) — вехи, общие родительские задачи, контроль сроков и координация.
- Инспектор — задачи плана контроля качества (ПКИ), загрузка фото и описание наблюдений.
- Конструктор — разработка и согласование ВО, ВМ, РКД.
- Ведущий специалист по поставке — взаимодействие с изготовителем до выбора победителя тендера, подготовка ГПП.
10.2.7. Подготовка структуры альбомов во вкладке «Фото»
- РП (или по его поручению инспектор) проверяет, что во вкладке «Фото» созданы разделы альбомов, соответствующие контрольным точкам ПКИ.
- При необходимости переименовывает или добавляет разделы (например, «Трубчатка», «Корпус», «Камера распределительная»).
- Сами альбомы внутри разделов создаёт инспектор при получении фото от изготовителя, называя их по названию задачи ПКИ (см. раздел 10.3).
10.2.8. Запуск проекта в работу
- РП проверяет выполнение всех пунктов по чек-листу (раздел 10.2.9).
- Уведомление команды о старте проекта происходит автоматически при переводе сделки на стадию «Производство». При необходимости РП дополнительно информирует участников в рабочем чате.
10.2.9. Инструкция перед запуском проекта
Чек-лист РП перед запуском проекта
| № | Действие | Подтверждение |
|---|
| 1 | Проект создан из шаблона «Проект № (ШАБЛОН 2)», название соответствует правилам | ✅ |
| 2 | Поля вкладки «О заказе» проверены (клиент, дата поставки, куратор) | ✅ |
| 3 | Ссылка на проект вставлена в поле «Ссылка на проект» карточки CRM «Производство» | ✅ |
| 4 | Вехи актуализированы: проставлены даты «Выиграли в тендере», «Срок поставки по договору» | ✅ |
| 5 | Задачи на разработку ГПП присутствуют; лишние задачи удалены/отложены до утверждения ГПП | ✅ |
| 6 | Ответственные назначены Техническим директором по ключевым задачам и вехам | ✅ |
| 7 | Структура разделов альбомов во вкладке «Фото» проверена и соответствует будущим точкам ПКИ, впоследствии может быть актуализирована | ✅ |
| 8 | Команда проинформирована о старте проекта (помимо автоматического уведомления) | ✅ |
Ответственность в рамках пункта 10.2
- Руководитель проектов — за своевременное и корректное создание проекта, актуализацию вех и наполнение задачами в соответствии с ГПП.
- Технический директор — за назначение ответственных и контроль ресурсной обеспеченности.
- Ведущий специалист по поставке — за своевременную подготовку тендерного листа и разработку ГПП.
- Специалист отдела качества — за разработку ПКИ и актуализацию сроков контрольных точек после получения ГрИ.
10.3. Работа с фото в проекте (для специалиста отдела качества)
Общий принцип: Все фотографии от изготовителя загружаются в проект сразу после получения, до начала проверки. Фото служат исходным материалом для контроля. В описании к фото фиксируются наблюдения инспектора. Результат проверки фиксируется в задаче, в поле Результат.
1. Когда и где загружать
- Загрузить сразу после получения фотографий.
- Загрузка производится во вкладку «Фото» внутри проекта.
- Разделы альбомов (например, «Трубчатка», «Камера распределительная») уже созданы при копировании шаблона проекта и отредактированы руководителем проекта после разработки ПКИ.
2. Как создавать альбомы
- Внутри нужного раздела инспектор создаёт новый альбом.
- Название альбома должно совпадать с названием задачи на контроль (чтобы легко было найти связь между альбомом и задачей). Копируем название задачи и вставляем в название альбома.
- Дата и время создания альбома фиксируются системой автоматически — это отметка о дне получения фото.
3. Загрузка фотографий
- В созданный альбом загружаются все полученные от изготовителя фотографии.
- Каждое фото загружается отдельно.
4. Комментирование фотографий
По клику по фотографии можно открыть её и сразу зафиксировать в описании комментарий. Инспектор не выносит окончательное решение в описание к фото. Он только фиксирует визуальные наблюдения:
| Что видит | Как комментирует |
|---|
| Норма | «Размер соответствует чертежу», «Шов ровный, пор нет» |
| Отклонение / брак | «Смещение кромки ~2 мм», «Пора на сварном шве», «Диаметр меньше требуемого» |
Комментарий пишется под конкретной фотографией.
5. Результат проверки фиксируем в задаче
- В результате задачи обязательно зафиксировать, что «Фотографии подгружены, контроль проведён».
- Описание итогового решения («годен», «брак», «отправить на доработку» с обоснованием при необходимости).
6. Контрольные точки (памятка инспектора)
- ✅ Получил фото от изготовителя
- ✅ Перешёл в проект → вкладка «Фото» → нужный раздел альбомов
- ✅ Создал альбом с названием задачи на контроль
- ✅ Загрузил все фото в альбом
- ✅ Под каждым фото написал комментарий (норма / брак / что вижу)
- ✅ В карточке задачи (результат) зафиксировал, что фото подгружены с описанием
- ✅ В карточке задачи (результат) зафиксировал итоговое решение
7. Зачем это нужно
- Прозрачность — любой участник проекта видит исходные фото, комментарии инспектора и итоговое решение (работа проведена, увидел и зафиксировал. В результате все застрахованы).
- Дата фиксируется — система показывает, когда были получены фото (дата создания альбома).
- Связь с задачей — альбом назван по задаче, легко найти.
- Решение отдельно от комментариев — исключена путаница между наблюдением и окончательным вердиктом.
8. Контрольные операции (статусы)
Контрольным операциям (далее — контрольные точки) присваивается статус «HP», «WP» или «WP(R)»:
Статусы контрольных точек
- «HP» — «точка задержки». Контроль осуществляется путём наблюдения или непосредственного участия в контрольной операции с условием, что на время контрольной операции технологический процесс должен быть остановлен и его продолжение возможно только после получения удовлетворительного результата по этой контрольной операции.
- «WP» — «точка освидетельствования». Означает, что к моменту проведения рассматриваемой контрольной операции инспектор должен быть уведомлён о её начале и готовности производства к инспекции. Контроль осуществляется путём наблюдения за ходом технологической операции без останова производственного процесса.
- «WP(R)» — «точка освидетельствования» по документам. Контроль осуществляется путём проверки отчётной документации по результатам проведения соответствующих операций.
10.4. Управление рисками проекта (на согласовании)
Полный регламент управления рисками находится в разработке. Ниже приведён алгоритм действий управления рисками.
Алгоритм управления риском (шесть шагов, выполняются последовательно для каждого выявленного риска)
- Выявление — зафиксировать риск, дать ему краткое описание (условие, последствие, первопричина, убыток).
- Приоритизация — присвоить риску уровень (низкий / средний / высокий).
- Интеграция в план — определить стратегию реагирования (избегания, смягчение, перенос, реагирование, принятие) и при необходимости создать связанную задачу в проекте.
- Мониторинг — отслеживать риск на контрольных точках и вехах, актуализировать статус.
- Корректирование — при изменении ситуации или реализации риска скорректировать план действий и уведомить ответственных.
- Рефлексия — после закрытия проекта зафиксировать выводы и, если применимо, обновить реестр типовых рисков компании.
Этот инструмент помогает пройти все шесть шагов управления рисками в производственном проекте.
Используйте таблицу ниже для выявления, оценки, планирования и отслеживания каждого риска.
Как работать с реестром: пошаговый алгоритм
1. Выявление и описание риска
Заполните столбцы: Область, Источник, Первопричина, Условие, Последствие, Убыток. Используйте чек-листы, мозговые штурмы, анализ документации.
2. Приоритизация
Выберите вероятность и убыток из выпадающих списков. Серьёзность рассчитается автоматически по шкале 1–9, и ячейка окрасится в зелёный (низкая), жёлтый (средняя) или красный (большая).
3. Интеграция в план
Выберите стратегию (избегание, смягчение, перенос, реагирование, принятие) и запишите конкретный план действий. При необходимости создайте задачу в проекте (см.
10.2).
4. Мониторинг
На контрольных точках и вехах обновляйте статус мониторинга (например: «на контроле», «реализовался», «миновал»).
5. Корректирование
Если ситуация изменилась или риск реализовался, опишите корректирующие действия и обновите план.
6. Ретроспектива
После закрытия проекта запишите выводы: что сработало, что можно улучшить, стоит ли добавить риск в реестр рисков компании.
📥 Приложение для управления рисками (внутренний ресурс)
📥 Шаблон управления рисками (Excel, внутренний ресурс)
Рекомендуется: Опирайтесь на типовые риски из раздела
Приложение 2 (Проблемы и решения) и вводную по проекту (
10.1).
Все планы реагирования должны быть привязаны к задачам в производственном проекте.
Важно: После утвержения раздела регламента реестр рисков проекта будет интегрирован в Элемент CRM производственного проекта для отработки.